แบ่งแยกข้อมูลที่ไม่ติดกันให้เป็นคำละคอลัมน์โดยอัตโนมัติ

หากชุดข้อมูลในเอกสาร Excel ต่อกันภายในเซลเดียวกัน เช่นตัวอย่างข้อความที่เป็นชื่ออย่าง “นาย อีซี อ็อฟฟิศ”  แต่ในบางครั้งที่คุณต้องการกรองข้อมูลว่าใครเป็นผู้ชายหรือผู้หญิง จากคำว่า นาย นาง นางสาว แต่ข้อมูลติดกันแบบนี้คงไม่สามารถกรองข้อมูลได้ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องแยกคำนำหน้าชื่อ ชื่อจริงและนามสกุลออกจากกันเป็นแต่ละคอลัมน์ วิธีดั่งเดิมหลายคนอาจจะค่อยๆ ตัดข้อความนายออกมา ชื่อจริงไปอีกคอลัมน์ และตามด้วยนามสกลุ แต่หากชุดข้อมูลมีเป็นร้อยเป็นพันแถว คงไม่สนุกต้องมานั่งตัดข้อความไปใส่ในเซลถัดไป แต่สำหรับ Excel นั้นมีความสามารถในการแยกข้อความที่มีการเว้นช่องว่างเช่น Space หรือ Tab ให้ออกมาเป็นแต่ละคอลัมน์ได้ ทำให้แยกข้อมูลได้เร็วและง่ายขึ้น เรามาดูขั้นตอนการแยกข้อความให้เป็นแต่ละคอลัมน์กันดูครับ

1.เลือกเซลชุดข้อมูลที่1. ต้องการจะแบ่งคำออกเป็นคำละคอลัมน์
2.คล้ิกที่เมนู Data (ข้อมูล)
3.จากนั้นคลิ้กที่ปุ่ม Text to Columns (ข้อความเป็นคอลัมน์)

1.คลิ้กที่หัวข้อ Delimited (มีการใช้ตัวคั่น)
2.แล้วกดปุ่ม Next > (ถัดไป)

1.กาถูกหน้าหัวข้อ Space (ช่องว่าง) ในกรณีที่คำตัดแบ่งคือ Space ในกรณีที่เป็น Tab (แท็บ)  ให้เลือก Tab หรือถ้าแบ่งคำด้วย , ก็ให้เลือก Comma (จุลภาค)
2.จากนั้นกดปุ่ม Next > (ถัดไป)

1.ต่อไปคลิ้กที่หัวข้อ Text (ข้อความ) ที่เลือก Text เพราะชุดข้อมูลที่เราต้องการแบ่งนั้นเป็นข้อความครับ
2.เสร็จแฃ้วกดปุ่ม Finish (เสร็จสิ้น)

1.คุณจะเห็นว่าก่อนแยกนั้นข้อความจะอยู่ในเซลเดียวกันคอลัมน์เดียวกัน
2.แต่เมื่อตัดแบ่งแล้วจะแยกคำที่แบ่งด้วย Space อกเป็นแต่ละคอลัมน์ดังในรูปตัวอย่าง

—– ดัวยเทคนิคนี้จะช่วยให้การแยกคำแต่ละคำให้ออกมาเป็นแต่ละคอลัมน์ได้ง่ายดาย แต่ต้องมั่นใจว่าตัวตัดแบ่งข้อความในเซลเหล่านั้นเป็น Space Tab , หรือเครื่องหมายอะไรก็ตามที่เป็นตัวแบ่งแยกคำเหล่านั้น โดยปกติแล้วก็มักจะเป็น Space กับ Tab ส่วนชุดข้อมูลที่มีการแบ่งคำแบบไม่เหมือนกันเลย เทคนิคนี้ก็จะใช้งานไม่ได้นะครับ ต้องไปแบ่งคำออกเป็นแต่ละคอลัมน์เอาเอง แต่ผมเชื่อว่าคงจะเจอกรณีอย่างที่ว่านี้ยากทีเดียว ใครที่เคยบรรจงตัดคำไปใส่ในคอลัมน์ทีละแถวอยู่ ลองมาใช้วิธีนี้แล้วชีวิตจะง่ายขึ้นอีกเยอะครับ —–

Advertisements

About นภดล ยิ่งยงสกุล

ศึกษานิเทศก์ สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษาสตูล

Posted on 14/08/2011, in excel. Bookmark the permalink. ใส่ความเห็น.

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: